• Opérateur de compétences
    • et fonds de formation des artistes-auteurs

Conditions générales de l'Afdas

Les présentes conditions s’appliquent à l’ensemble des acteurs en relation avec l’Afdas : entreprises adhérentes, organismes de formation ou prestataires, bénéficiaires des prestations. Validées par le conseil d’administration de l’Afdas, elles s’appliquent à toute demande de prise en charge. Version de juin 2020.

L'Afdas est l'opérateur de compétences (OPCO) agréé par l'État dans le champ des secteurs de la culture, des industries créatives, des médias, de la communication, du sport, des loisirs et du divertissement. Il est également un fonds d’assurance formation de non-salariés.

L’Afdas est agréé pour mettre en œuvre l'ensemble des dispositifs légaux, conventionnels et volontaires, concourant au développement de l'orientation et de la formation professionnelle tout au long de la vie en faveur des salariés, des demandeurs d'emplois et des entreprises qui relèvent de son champ de compétences.

Ces conditions générales définissent le cadre global de financement des prestations et de contrôle de la qualité par l’Afdas, conformément aux dispositions relatives à la formation professionnelle continue (Cf. articles L. 6311-1 et suivants du code du travail).

Toute demande de prise en charge entraîne l’acceptation de l’ensemble des conditions générales énoncées ci-dessous et auxquelles il est fait référence dans les accords de prise en charge émis par l’Afdas.

1.    Les missions de l’Afdas

L’Afdas assure toute mission ayant pour objet le développement de la formation professionnelle, dans le respect des dispositions légales et réglementaires. Il assure ainsi l’ensemble des missions de financement et de services telles que celles énumérées ci-après.

Au titre de ses missions de financement, l’Afdas est chargé de :

  • gérer les fonds de la formation professionnelle, conformément aux dispositions légales et réglementaires et plus particulièrement :

> les contributions des artistes-auteurs pour assurer le financement des formations destinées à ces derniers ;

> les contributions des intermittents du spectacle pour assurer le financement des formations destinées à ces derniers ;

> les contributions des entreprises sans convention collective nationale de branche de rattachement qui adhèrent volontairement à l’Afdas ;

 

  • collecter et gérer les contributions supplémentaires (conventionnelles ou volontaires) ayant pour objet de contribuer au développement de la formation professionnelle ;

 

  • assurer le financement des dispositifs légaux de formation (contrats d'apprentissage et de professionnalisation, reconversion ou de promotion par l’alternance, plan de développement des compétences, actions de préparation opérationnelle à l’emploi, abondements au titre du compte personnel de formation, etc.) ;

 

  • prendre en charge les frais afférents aux formations réalisées dans le cadre de ces dispositifs dans le respect des dispositions légales (frais pédagogiques, frais de transport, de restauration et d’hébergement, rémunérations des salariés en formation ainsi que les cotisations sociales obligatoires ou conventionnelles et la taxe sur les salaires y afférentes) ;

 

  • prendre en charge les coûts de diagnostics et d’accompagnement des très petites, petites et moyennes entreprises en vue de la mise en œuvre des actions de formation ;

 

  • prendre en charge la formation des demandeurs d’emploi et les dépenses afférentes à la participation d’un salarié ou d’un bénévole à un jury d’examen ou de validation des acquis de l’expérience ;

 

  • assurer le financement des dépenses relatives à la formation des tuteurs et des maîtres d’apprentissage ainsi que les dépenses liées à l’exercice de leurs fonctions ;

 

  • prendre en charge les coûts de formation engagés pour faire face à de graves difficultés économiques conjoncturelles, dans une durée maximale de deux ans ;

 

  • assurer le financement des actions participant au développement de la formation professionnelle au titre des contributions supplémentaires, conformément aux politiques définies par les branches en présence ;

 

  • participer au financement des actions relevant du champ de la formation professionnelle qui sont déployées au titre des politiques publiques de l’emploi, notamment dans le cadre des appels à projets ou programmes d’investissement de l’État, des régions ou des institutions européennes;

 

  • assurer de façon transitoire et à titre dérogatoire des missions de collecte, de gestion et d’affectation des fonds dans les conditions et selon les modalités prévues par la loi du 5 septembre 2018.

 Au titre de ses missions de services, l’Afdas est chargé :

  • d’apporter un appui technique aux branches professionnelles, signataires ou adhérentes de l’Accord constitutif de l’Afdas, au titre de leur mission de certification professionnelle, l’élaboration des outils de gestion prévisionnelle de l'emploi et des compétences en étroite interaction avec les observatoires prospectifs des métiers et des qualifications, la structuration de politiques de développement de l’alternance qui se traduisent notamment par la détermination de niveaux de prise en charge des formations dispensées au titre des contrats d'apprentissage et de professionnalisation ;

 

  • d’assurer un service de proximité au bénéfice des très petites, petites et moyennes entreprises, permettant d'améliorer l'information et l'accès des salariés de ces entreprises à la formation professionnelle et d'accompagner ces entreprises dans l'analyse et la définition de leurs besoins en matière de formation professionnelle, notamment au regard des mutations économiques et techniques de leur secteur d'activité ;

 

  • de promouvoir auprès des entreprises les formations réalisées en tout ou partie à distance et celles réalisées en situation de travail ;

 

  • plus largement, de proposer une offre de services commune et des moyens mutualisés au service du développement de politiques de formation convergentes ou complémentaires au sein de chacune des branches adhérentes à l’Afdas, dans une logique intersectorielle.

 2.    Champ d’application

Le champ d’application de l’Afdas a été, à la suite des accords conclus par les partenaires sociaux, fixé par arrêtés ministériels.

Il couvre, pour l’ensemble des salariés, y compris les intermittents du spectacle, les demandeurs d’emploi et les artistes auteurs,

  • toutes les entreprises dont l’activité principale relève :
    • du spectacle vivant,
    • du cinéma (de la distribution à l’exploitation),
    • de l’audiovisuel (de la production, post-production à la diffusion radio et télévision),
    • de l’édition phonographique et musicale,
    • de l’édition du livre,
    • de la presse écrite et des agences de presse,
    • de la publicité et de la distribution directe,
    • des loisirs (entreprises qui relèvent de la convention collective nationale des parcs de loisirs, d’attractions et culturels, et du secteur des discothèques),
    • du mannequinat,
    • des casinos,
    • des télécoms,
    • du golf,
    • du sport,
    • de l’hôtellerie de plein air,
    • des offices du tourisme.
  • toutes les entreprises, dont l’activité principale ne relève pas du spectacle et qui emploient des intermittents du spectacle. Dans ce cas, les entreprises doivent verser la contribution, pour cette catégorie de salariés au « guichet unique » (dit « Guso ») qui reverse les sommes à l’Afdas.

3.    Les principes généraux 

3.1. Les contributions

Répondent aux conditions légales de financement sur les fonds de la formation professionnelle les actions de formation qui entrent dans le champ d’application des dispositions relatives à la formation professionnelle continue (art. L. 6311-1 du code du travail).

Ainsi, l’action de formation se définit comme un parcours pédagogique permettant d'atteindre un objectif professionnel.             Elle peut être réalisée en situation de travail ou, en tout ou partie, à distance (art. L.6313-2 du code du travail).

En pratique, les actions de formation professionnelle mentionnées à l’article L. 6313-1 du code du travail sont réalisées conformément à un programme préétabli (contenu, durée, lieu) qui, en fonction d’objectifs déterminés, précise les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mis en œuvre ainsi que les moyens permettant de suivre son exécution et d’en apprécier les résultats, pour un public défini.

De façon complémentaire, les conditions conventionnelles de recevabilité et de financement des actions de formation peuvent être modifiées, par secteur d’activité, par les partenaires sociaux et dans ce cas, sont consultables sur www.afdas.com, pour chacun des dispositifs et des publics concernés.

Seules les entreprises à jour de l’ensemble de leurs obligations relatives au financement de la formation professionnelle continue peuvent prétendre à un accord de prise en charge. Exceptionnellement et par dérogation à ce principe, des accords de prise en charge peuvent être donnés par anticipation, pour des prestations débutant en janvier ou en février, sous réserve du versement par l’entreprise de l’ensemble des contributions avant le 1er mars.

3.2.Le décret sur la qualité de la formation

3.2.1. L’audit de la qualité et le catalogue de référence

Jusqu’au 31 décembre 2021, les principaux financeurs de la formation professionnelle s’assurent, lorsqu’ils financent une action de formation professionnelle et sur la base de critères définis par décret en Conseil d’État, de la capacité du prestataire de formation à dispenser une formation de qualité. Ainsi, conformément au décret n° 2015-790 du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle continue, l’Afdas s’assure de la qualité des formations qu’il finance et met à disposition du public un catalogue de référence des organismes répondant aux critères du décret.

Sont ainsi soumis au respect des critères de qualité les organismes de formation possédant un numéro de déclaration d’activité et proposant des actions de formation professionnelle continue définies par l’article L. 6313-1 du code du travail. L’ensemble des organismes de formation proposant des actions de formation financées par l’Afdas doivent répondre à ces critères.

Sont ainsi concernés :

  • les actions de formation, de bilans de compétences et de validation des acquis de l’expérience,
  • les publics entreprises, salariés permanents, intermittents du spectacle et pigistes.

La plateforme Datadock est une base de données unique qui vise à simplifier le référencement des organismes de formation. Ils viennent s’y déclarer une fois pour l’ensemble des financeurs en renseignant les 21 indicateurs et modes de preuve associés. Les financeurs procèdent à l’examen des déclarations des organismes de formation et à la référençabilité des organismes de formation, si l’ensemble des éléments de la déclaration est validé.

La procédure d’évaluation interne de l’Afdas dispose qu’avant tout référencement sur le catalogue de l’Afdas, les organismes doivent se déclarer dans le DatadockSi besoin, ils peuvent consulter des ressources sur le site de l’Afdas pour effectuer leur démarche.

Lorsque les organismes détiennent un label ou une certification figurant sur la liste des labels qualité du CNEFOP au sens de l’article R.6316-3 du code du travail, ceux-ci doivent simplement justifier de la détention de leur label ou certification en question. A cette fin, ils doivent déposer sur la plateforme Datadock la pièce justificative correspondante. Cette modalité de transmission via la plateforme permet d’assurer un délai de traitement optimal de la procédure d’inscription de ces organismes sur le catalogue de référence de l’Afdas.

Lorsque les organismes de formation détiennent un label qualité ne figurant pas sur la liste établie par le CNEFOP, la validation de leur dossier sur la plateforme Datadock est une condition préalable nécessaire à l’inscription sur le catalogue de référence de l’Afdas, celle-ci faisant partie intégrante de sa procédure d’évaluation interne au sens de l’article R.6316-2 du code du travail. Les organismes de formation seront inscrits sur le catalogue de référence de l’Afdas dès lors qu’ils sont référençables dans Datadock et répondent aux 6 critères du décret sur la qualité de la formation (cf. art. R.6316-1).

L’Afdas se réserve le droit d'analyser le dossier de l’organisme au moment du référencement sur son catalogue de référence (art. R.6316-2 du code du travail).

La présence d’un organisme de formation dans le catalogue de référence de l’Afdas l’engage à respecter les conditions générales de l’Afdas et à faire l’objet de contrôles sur pièces ou sur site notamment.

En cas de désaccord sur ces deux points, l’organisme pourra contacter l’Afdas à l'adresse referencement_qualite@afdas.com pour être retiré du catalogue de référence.

Les organismes seront référencés jusqu’à nouvel ordre sauf si :

  • le numéro de déclaration d’activité de l’organisme devient caduc
  • la déclaration de l’organisme de formation est suspendue ou désactivée dans le Datadock
  • l’organisme de formation n’est plus référençable dans le Datadock
  • des écarts sont avérés lors de l’étude du financement ou du contrôle de service fait sur la réalité et la conformité de la formation
  • des écarts sont constatés entre la déclaration de l’organisme dans Datadock et ses pratiques quotidiennes, notamment lors du contrôle de conformité (sur pièces, lors des audits qualité ou contrôles inopinés)
  • les conditions générales de l’Afdas ne sont pas respectées par l’organisme
  • des réclamations et signalements sont faits par les instances paritaires de l’Afdas, ses adhérents ou d’autres financeurs
  • des manquements liés au respect des accords-cadres ou conventionnements ou agréments sont constatés
  • des rapports de contrôle de services de l’Etat signalent une fraude ou autre dysfonctionnement susceptibles de donner lieu à une sanction. 

L’Afdas aura également une attention particulière pour les retours d’évaluation des stagiaires et des entreprises et d’une manière générale pour tout ce qui entraverait la qualité de la formation telle que définie dans le décret.

Tout organisme concerné par l’un des motifs précités sera retiré du catalogue de référence de l’Afdas, notamment en cas de gravité ou de récurrence des manquements. Il ne pourra donc plus prétendre au financement par l’Afdas.

En tout état de cause, un organisme qui serait contrôlé et retiré du catalogue de référence de l’Afdas bénéficie d’un recours auprès des services de l’Afdas par mail à referencement_qualite@afdas.com. Le recours sera établi sur la base de nouveaux éléments transmis par l’organisme de formation. Une réponse écrite sera apportée dans les plus brefs délais.

L’inscription d’un organisme sur le catalogue de l’Afdas est un préalable au référencement de ses formations pour les offres Afdas (catalogue clé en main, de branche, conventionnement,) mais ne s’y substitue pas. Un organisme qui figurera sur le catalogue de référence de l’Afdas pourra toutefois ne pas être retenu dans les offres Afdas car il ne répondrait pas aux critères de sélection spécifiques.

Le référencement sur le catalogue de référence de l’Afdas est également à distinguer de l’habilitation d’organismes de formation ou d’organismes évaluateurs préparant à l’obtention de certifications de branche.

La communication d’un organisme de formation sur son référencement par l’Afdas se fera exclusivement sous la mention "référençable dans Datadock et inscrit sur le catalogue de référence de l’Afdas » suivi du lien vers le moteur de recherche Afdas : https://formations.afdas.com/salaries/@@training_search

D’ici le 1er janvier 2022, les prestataires de formation auront l’obligation d’être certifiés Qualiopi pour obtenir des fonds publics ou mutualisés. D’ici là, les critères qualité s’appliquent jusqu’au 31 décembre 2021. Ceci dit, l’obtention de la certification qualité Qualiopi est très encouragée.

Pour plus de détails sur cette certification Qualiopi, les organismes de formation et les prestataires sont invités à se rendre sur le site internet de l’Afdas.

3.2.2. La cohérence des tarifs pratiqués

L’Afdas veille également à l'adéquation financière des prestations financées aux besoins de formation, à l'ingénierie pédagogique déployée par le prestataire, à l'innovation des moyens mobilisés et aux tarifs pratiqués dans des conditions d'exploitation comparables pour des prestations analogues (cf. art. R.6316-4 du code du travail).

Cette vigilance relative aux prix pratiqués s’applique tant pour le financement d’actions pour l’ensemble de ses publics que dans le cadre de référencement d’offres de formations.

3.2.3. Le contrôle de service fait

L’Afdas s’assure de l’exécution des formations dans le cadre d’un contrôle de service fait (Art. R.6332‑26 du code du travail), réalisé sur pièce ou sur site.

Ce contrôle (CSF) est effectué à partir des pièces transmises lors de la demande de prise en charge, de l’accord de financement de l’opérateur de compétences et des éléments suivants (Cf. arrêté du 21 décembre 2018 (JO du 29.12.18) :

  • les factures délivrées par les prestataires d’actions de formation, de bilans de compétences, d’actions de validation des acquis de l’expérience ou d’actions de formation par apprentissage ;
  • les relevés de dépenses supportées par l’employeur précisant les montants des frais pédagogiques, des rémunérations et des frais annexes dont la prise en charge, pour tout ou partie, a été demandée et accordée, accompagnés des pièces comptables permettant d’établir ces montants ;
  • un certificat de réalisation établi par le dispensateur de l’action.

Sont prises en compte pour le contrôle les informations relatives à la réalisation de l’action transmises par l’employeur et la personne qui suit cette action notamment dans le cadre d’enquêtes de suivi menées par l’opérateur de compétences.

En cas d’anomalie constatée dans l’exécution d’une action, l’Afdas peut solliciter tout document complémentaire nécessaire pour s’assurer de la réalité de l’action qu’il finance et de sa conformité aux dispositions légales, réglementaires et conventionnelles.

Le défaut de justification entraîne le refus de prise en charge des frais de formation.

Par ailleurs, l’Afdas effectuera tout signalement utile et étayé auprès des services de l’État chargés du contrôle de la formation professionnelle.

En cas d’anomalie constatée dans l’exécution d’un contrat d’apprentissage, un signalement complémentaire est effectué auprès des services chargés du contrôle pédagogique des formations par apprentissage.

4.    Les règles de financement 

4.1. Demande et accord de prise en charge

Toute demande de prise en charge doit parvenir à l’Afdas avant le début de la prestation.

L’Afdas se réserve le droit de refuser toute demande de financement reçue hors délai. Toute demande de prise en charge comprendra a minima le formulaire de demande de prise en charge ainsi que le programme de formation. Dans le cas d’une formation réalisée en tout ou partie à distance, le programme mentionnera la durée globale estimée en heures, incluant la réalisation des travaux par le stagiaire. Certaines prestations feront l’objet de demande de pièces et de vérifications complémentaires. Pour certains dispositifs, des critères d’éligibilité supplémentaires s’appliqueront également.

Les modalités pratiques de demande de prise en charge sont précisées sur www.afdas.com, pour chacun des publics et des dispositifs.

L’accord de prise en charge est émis au regard, d’une part, du respect des dispositions légales relatives au décret sur la qualité de la formation et au dispositif concerné et d’autre part, des critères établis par le conseil d’administration de l’Afdas, l’ensemble en vigueur au moment de la réception de la demande et dans la limite des budgets disponibles.

La durée de validité d’un accord de prise en charge donné par l’Afdas est limitée dans le temps et précisée sur le courrier d’accord. Si l’action de formation prévue n’est pas réalisée pendant cette période, l’accord devient caduc.

L’entreprise, le bénéficiaire et le prestataire s’engagent à respecter les termes de l’accord de prise en charge et à informer l’Afdas par écrit de toute modification de l’action telle que décrite dans l’accord, en précisant les références de l’action, la nature et les motifs de la modification. L’Afdas se réserve le droit de ne pas valider les modifications exposées.

L’accord de prise en charge par l’Afdas à l’organisme de formation ne se substitue pas à la convention de formation signée entre l’organisme de formation et son client.

Conflit d’intérêt :

Les dossiers de prise en charge présentés par des personnes ayant un intérêt quelconque dans le centre de formation auprès duquel elles souhaitent réaliser leur formation seront rejetés par les services de l’Afdas.

Cet intérêt pourra notamment être un lien économique (prestataire formateur dans le centre par exemple), un lien juridique (gérance ou administrateur par exemple), un lien familial ou encore un lien de subordination (salarié dans l’organisme de formation par exemple).

4.2. Règlement d’une prestation

Le règlement des actions de formation entrant dans le périmètre du décret sur la qualité est conditionné à l’inscription de l’organisme sur le catalogue de référence des prestataires de formation de l’Afdas. L’Afdas ne finance que les actions de formation effectivement réalisées et suivies par le bénéficiaire. L’Afdas règle la facture à l’organisme de formation à l’issue de la formation à concurrence du montant accordé et peut, dans certains cas, procéder à des acomptes, au fur et à mesure du déroulement de l’action.

Le règlement s’effectue conformément aux mentions précisées dans la convention de formation professionnelle et sur présentation des documents suivants :

  1. Une facture datée et numérotée faisant apparaître :
  • la référence du stage,
  • la raison sociale, l’adresse et le SIRET de l’organisme,
  • l’intitulé de l’action,
  • le nom des bénéficiaires concernés,
  • les dates et durée globale de la formation,
  • le coût de l’action de formation avec montant HT, montant de la TVA et montant TTC, (le coût matériel sera dissocié du coût pédagogique),
  • L’IBAN ou l’ordre du chèque.
  1. Les attestations de présence ou d’assiduité précisant l’intitulé, les dates, la durée globale, les horaires, les nom et prénom du formateur, et dans le cas du présentiel, de la feuille d’émargement signée par le(s) bénéficiaire(s) et le formateur, par demi-journée ou journée, ou un certificat de réalisation

Des modèles-types sont disponibles sur le site de l’Afdas, à la rubrique Organismes.

Pour les formations d’une période supérieure à 3 mois, l’Afdas peut accepter des règlements partiels (acomptes), dans la limite d’un seul par trimestre, et d’un minimum de 5 heures de formation réalisées, sur présentation :

  • d’une facture établie au prorata des travaux (jalons) réalisés,
  • de l’attestation d’assiduité correspondant à la période facturée ou de tout autre document justifiant de la réalité des travaux,
  • des feuilles d’émargement signées conjointement par le stagiaire et le formateur pour la partie présentielle, le cas échéant. 

En cas d’exécution partielle d’une action de formation, seule une facture conforme à la réalité de la prestation sera réglée par l’Afdas.

En cas de constat d’inexécution de prestation relevée par l’Afdas ou par les services régionaux de contrôle de l’État, l’Afdas demandera la restitution des sommes qui, du fait de l’inexécution constatée, ont été indûment versées (art. L. 6354-1 du code du travail).

Par ailleurs, l’organisme de formation et/ou l’entreprise et/ou le bénéficiaire s’engage(nt) à communiquer à l’Afdas tout document complémentaire relatif au positionnement, à l’accompagnement, à la formation et à sa réalisation, telles que les feuilles d’émargement par exemple et aux évaluations. À défaut, l’Afdas ne règlera pas les formations sur lesquelles il serait amené à constater un défaut de pièce ou de conformité aux règles définies dans le présent chapitre (art. R. 6332-26 et L.6354-1 du code du travail).

Toute action de formation engagée sur un dispositif légal ou conventionnel, terminée depuis 1 an et pour laquelle les services de l’Afdas ont opéré au moins 3 relances auprès de l’organisme de formation ou de l’entreprise concernée afin d’obtenir les éléments complémentaires nécessaires à son règlement est clôturée sans suite.

4.3. Subrogation de paiement

Le bénéfice de la délégation de paiement dite « subrogation de paiement » est donné intuitu personae et est incessible. Il n’est pas acquis de plein droit : il s’agit d’une facilité administrative accordée par l’Afdas à ses entreprises adhérentes à jour de leurs cotisations. L’Afdas se réserve ainsi le droit de suspendre la subrogation de paiement, en cas de redressement judiciaire, de procédure judiciaire, de manquement de l’une des parties ou de toute autre situation particulière constatée.

5.    Contrôle par l’Afdas

Dans le cadre de sa mission de contrôle de la qualité de la formation et de contrôle de service fait, l’Afdas s’assure de la réalité des actions de formation financées et de leur conformité aux dispositions légales, réglementaires et conventionnelles, ainsi qu’aux présentes conditions générales. L’Afdas veille aussi à la cohérence des prix pratiqués. (cf. point 3)

Ainsi, l’Afdas peut :

  • solliciter auprès des entreprises, des bénéficiaires et des prestataires de formation des informations ou pièces complémentaires (par téléphone, par mail, par courrier, par questionnaire notamment) ;
  • mener directement ou via un prestataire dédié, des visites sur le lieu d’exécution des prestations, sous forme d’audits qualité ou de visites inopinées. 

Le défaut de communication des éléments demandés, le non-respect des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles ou le refus de laisser l’accès à l’Afdas lors des contrôles sur site peut, après débat contradictoire, constituer un motif de refus de prise en charge, de remboursement des actions financées, de suspension des financements ou de retrait du référencement sur le catalogue de l’Afdas.

En cas de manquement de l’organisme de formation ou du prestataire aux différentes dispositions mentionnées dans les présentes conditions générales, et en fonction de leur récurrence et de leur gravité, l’Afdas pourra appliquer les mesures suivantes :

  • suspension du règlement des financements accordés dans l’attente d’une régularisation de la situation ;
  • demande de remboursement de tout ou partie des financements accordés ;
  • refus de tout financement ultérieur pour une durée à déterminer ;
  • refus de tout financement sur les fonds mutualisés ;refus de tout référencement dans les offres Afdas (le cas échéant) ;
  • retrait du site internet de l’Afdas ;
  • retrait du catalogue de référence de l’Afdas ;
  • signalement aux services de l’Etat ;
  • suspension de toute collaboration avec l’organisme pour une durée à déterminer.

Le constat des manquements fera l’objet d’un écrit de l’Afdas à l’organisme ou à l’entreprise. Dans tous les cas, les principes du contradictoire (avec mention d’un délai) et du respect du droit de la défense s’appliqueront. Les organismes seront notifiés d’un avis de contrôle, de la fin du contrôle et de la décision finale.

6.    Engagements des parties

Afin de garantir la qualité des formations financées, l’efficience des financements et le bon usage des fonds provenant des entreprises adhérentes ou de cofinancements, chacune des parties s’engage à respecter les points développés ci-dessous.

6.1. Les engagements des prestataires

 L’organisme de formation ou le prestataire s’engage à :

  • être à jour de son numéro de déclaration d’activité :
    • Dans les 3 mois qui suivent la signature de la 1re convention ou du 1er contrat de formation professionnelle, effectuer une déclaration d’activité auprès de la DIRECCTE (DIECCTE en outre-mer) du lieu du principal établissement, de la direction ou du siège social de l’organisme de formation ou via le portail « Mes démarches Emploi et Formation professionnelle ».
    • Remettre chaque année à la DIRECCTE (ou la DIECCTE en outre-mer) un bilan pédagogique et financier retraçant l’activité de l’organisme au titre du dernier exercice comptable,
  • respecter et être à jour de ses autres obligations légales, juridiques, administratives, comptables et pédagogiques relatives à sa qualité de dispensateur de formation professionnelle continue, notamment :
    • Dans les 3 mois qui suivent le début d’activité et même si l’organisme ne réalise pas de formation dans ses locaux, rédiger un règlement intérieur précisant les mesures concernant la santé et la sécurité des stagiaires, les règles applicables en matière de discipline (sanctions, procédure disciplinaires, garanties pour les stagiaires) et, pour les formations de plus de 500 heures, les modalités de représentation des stagiaires. Ce règlement doit être remis aux stagiaires avant toute inscription définitive et tout règlement de frais.
    • La publicité ne doit comporter aucune mention de nature à induire en erreur sur les conditions d’accès aux formations proposées, leurs contenus, leurs sanctions ou leurs modalités de financement. Si la publicité mentionne le numéro de déclaration d’activité de l’organisme, la forme suivante doit être respectée : « Enregistré sous le n°… . Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État ».
    • Formaliser la vente de prestations par la signature de conventions ou de contrats de formation professionnelle continue devant comporter certaines mentions.
    • Respecter les obligations comptables et fiscales des organismes de formation
  • remettre les documents et informations requis aux stagiaires :
    • préalablement à toute inscription et tout règlement de frais, notamment accompagner la convocation du stagiaire du programme de formation et du règlement intérieur de l’organisme de formation (le cas échéant). Les informations demandées aux stagiaires ou à des candidats à une formation doivent être strictement en lien avec l’action suivie ou envisagée.
    • à l’issue de la formation, une attestation mentionnant les objectifs, la nature et la durée de l’action ainsi que les résultats de l’évaluation des acquis de la formation.
  • justifier des titres et qualités des personnels d’enseignement et d’encadrement et de la relation entre ces titres et qualités et les formations dispensées
  • dispenser une formation totalement conforme aux engagements pris auprès des parties intéressées (entreprise, bénéficiaire, Afdas) et à les informer préalablement de tout changement imprévu, notamment en cas de changement de date ;
  • constater la présence et l’assiduité effectives de la formation par le stagiaire et à présenter à l’Afdas des factures sur la base de la formation effectivement réalisée.

Il doit également se déclarer dans Datadock et mettre en œuvre les actions permettant de respecter les critères relatifs à la qualité des actions de la formation professionnelle continue  (art. L.6316-1 et R.6316-1) :

  • les conditions d'information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus ;
  • l’identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé ;
  • l’adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics de stagiaires ;
  • l’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement à l’offre de formation ;
  • la qualification professionnelle et la formation continue des personnels chargés des formations ;
  • les conditions d’information du public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats obtenus ;
  • la prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires.

Dans le cas de la formation en tout ou partie à distance, l'organisme s'engage :

  • à mettre en place
    • une assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner le bénéficiaire dans le déroulement de son parcours,
    • une information du bénéficiaire sur les activités pédagogiques à effectuer à distance et leur durée moyenne estimée ;
    • des évaluations qui jalonnent ou terminent l’action (art. 6313-3-1)
  • à délivrer à l’Afdas le programme de la formation incluant les items réglementaires ; un protocole individuel de formation (non obligatoire) signé avec le stagiaire pourra y être annexé,
  • à délivrer à l’Afdas une attestation d’assiduité ou un certificat de réalisation,
  • à fournir à l’Afdas, sur demande, tout autre document permettant d’attester de la réalisation de la formation (données relatives au suivi de l’action, à l’accompagnement et à l’assistance du stagiaire, résultats aux évaluations spécifiques, justificatifs de la réalisation des travaux des stagiaires ou toutes autres données établissant la participation effective à la formation, tel que mentionné dans le décret n° 2017-382 du 22 mars 2017)
  • et si la formation est en partie en présentiel, des feuilles d’émargement signées à la demi-journée, par le stagiaire et le formateur),
  • à remettre, à chaque stagiaire, une attestation de fin de stage mentionnant les objectifs, la nature et la durée de l’action, ainsi que les résultats de l’évaluation des acquis de la formation.

Dans les cas de sous-traitance à un autre organisme de formation, du portage salarial ou de toute autre forme de contractualisation ou d’intermédiation, l’organisme donneur d’ordre devra s’assurer que l’organisme dispensant la prestation respecte la réglementation en vigueur ainsi que les conditions générales de l’Afdas.

La dispense de formation au domicile du stagiaire n’est pas une pratique recommandée. L’organisme devra mettre à disposition des stagiaires des lieux de formation et des conditions d’accueil adaptés aux publics de stagiaires, conformément au 2ème critère du décret du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle continue : adaptation des dispositifs d'accueil, de suivi pédagogique et d'évaluation aux publics de stagiaires.

Pour la bonne information de l’Afdas et de ses adhérents, l’organisme de formation s’engage également à :

  • aviser l’Afdas de tout changement de structure, d’adresse, de nature d’activité ;
  • informer l’Afdas en cas de dépôt de bilan, redressement ou liquidation judiciaire et cession, absorption, fusion… ;
  • respecter l’usage du logo de l’Afdas comme indiqué sur www.afdas.com ; ne pas utiliser les logos, sigles, symboles laissant supposer l’existence d’un partenariat de quelque nature que ce soit avec l’Afdas en l’absence d’un accord express de ce dernier. 

En cas de contrôle sur pièces ou sur site, l’organisme s’engage à :

  • communiquer les documents justificatifs demandés par l’Afdas ou le prestataire missionné à cet effet par l’Afdas ;
  • fournir un espace suffisant et donner libre accès à tout système de gestion nécessaire au bon déroulement du contrôle sur site, par l’Afdas ou un prestataire missionné à cet effet.

Cas particuliers des formations technico-artistiques :

Une action de formation ne peut avoir pour finalité la réalisation d’un produit fini ou d’une œuvre artistique.

  • Les formations artistiques ne devront pas se transformer en un lieu d’auditions, ni de préparation de spectacles. Cela étant, les bénéficiaires auront toute liberté de décider, en fin de formation, de l’opportunité d’organiser un temps « portes-ouvertes» dont l’accès sera gratuit.
  • Les formations "techniques" ne devront en aucun cas, lorsqu’il y a mise en pratique en grandeur réelle de l’enseignement reçu, entraîner le remplacement, par les bénéficiaires, des salariés normalement requis pour la production ou le spectacle.

6.2. Les engagements des entreprises

L’entreprise s’engage à :

  • respecter l’ensemble des dispositions légales et conventionnelles relatives au droit du travail et à la formation professionnelle continue ;
  • attester que le bénéficiaire de l’action est bien salarié de son entreprise pendant la durée de la formation ;
  • communiquer, dans les délais impartis, lors des contrôles de pièces ou sur site, les éléments justificatifs demandés par l’Afdas ;
  • informer l’Afdas et le prestataire de toute suspension (maladie, maternité, congé parental…) ou rupture du contrat de travail du bénéficiaire ou de décision de l’arrêt de l’action de formation.

6.3. Les engagements des bénéficiaires

Le bénéficiaire s’engage à :

  • être assidu dans le suivi de la formation et ne s’absenter que pour une raison valable et justifiée auprès de l’organisme, de l’Afdas et de son entreprise, le cas échéant ;
  • respecter le planning global de la formation ;
  • se conformer aux dispositions du règlement intérieur de l’organisme de formation ;
  • réaliser les travaux et productions demandés et participer aux regroupements éventuellement prévus (dans le cadre de la formation en tout ou partie à distance) ;
  • être garant du bon usage de sa signature sur les documents relatifs à la formation (demande de prise en charge, attestation de présence…). En présentiel, la signature des attestations de présence se fait chaque demi-journée de formation ; une signature sous toute autre forme engage la responsabilité du bénéficiaire ;
  • signaler à l’organisme, à l’Afdas et à son entreprise, le cas échéant, tout changement (annulation, absence, maladie, …) ou tout manquement relatifs à l’organisme et/ou à la formation et qui interviendrait en amont, pendant ou à l’issue de la formation ;
  • renseigner, à l’issue de la formation, le questionnaire d’évaluation adressé par l’Afdas ou par un prestataire missionné à cet effet ;
  • communiquer sur demande du financeur, tout document justifiant de la réalité et de la qualité de la formation. 

6.4. Les engagements de l’Afdas

Outre l’accompagnement au quotidien auprès des entreprises et des individus dans leurs projets de formation ou d’évolution professionnelle, conformément aux missions décrites au point 1 du présent document, l’Afdas s’engage à :

  • régler les prestations réalisées et justifiées dans les meilleurs délais ;
  • respecter la confidentialité des données personnelles communiquées dans le cadre du traitement des dossiers de demande de prise en charge, des enquêtes d’évaluation ou des contrôles ;
  • être à l’écoute des organismes de formation, des entreprises et des bénéficiaires, notamment en cas de difficulté ou de réclamations ;
  • procéder aux contrôles avec discernement et, lors des contrôles sur site, à respecter le bon fonctionnement de l’organisme et l’exécution des prestations. 

L’Afdas assure également une information des organismes de formation et prestataires dans leur démarche liées au respect du décret sur la qualité de la formation ou à la certification professionnelle notamment en mettant à disposition des outils pratiques et ressources sur www.afdas.com.

7. Protection des données personnelles

L’Afdas collecte les données personnelles des salariés et des publics spécifiques relevant de l’Afdas (intermittents du spectacle et auteurs) pour apporter à ses interlocuteurs un service adapté à leurs besoins de formation. Ainsi, l’Afdas informe sur l’ensemble du cadre légal et conventionnel, conseille dans la recherche d’une formation spécifique, gère les fonds de la formation professionnelle continue et de l’apprentissage, assure le suivi administratif des dossiers et le financement des actions de formations.

À ce titre, l’Afdas s’implique dans la protection de la vie privée des salariés de ses entreprises adhérentes. Au regard de celles-ci, l’Afdas est co-responsable du traitement des données personnelles de ces salariés dans le cadre de l’exécution de ses missions. Une politique de protection des données personnelles à destination des entreprises adhérentes de l’Afdas est disponible sur le site internet de l’Afdas ou sur simple demande à dpo@afdas.com.

Par ailleurs, l’Afdas est également co-responsable du traitement de données personnelles utilisées par les organismes de formation et les prestataires dont les caractéristiques sont définies comme suit.

Les données personnelles font l’objet d’un traitement ayant pour finalité :

  • La gestion des actions de formation ;
  • Le suivi qualité de ces formations (évaluations, questionnaires à chaud, etc.) ;
  • La facturation des sessions réalisées.

Les catégories de données à caractère personnel suivantes seront collectées :

  • Identification de la personne (état civil, coordonnées, etc.) ;
  • Données professionnelles (fonction, expériences professionnelles, formations, carrière professionnelle, etc.) ;
  • Données relatives à la formation suivie (avis, évaluation, compétences acquises, etc.).

Les traitements de données à caractère personnel concernent les stagiaires et les intervenants.

Toutes les questions concernant l’utilisation de données personnelles et celles des salariés peuvent être adressées à la Déléguée à la Protection des Données de l’Afdas, par courrier adressé à Afdas, DPO, 66 rue Stendhal, 75020 Paris ou par courriel à l’adresse dpo@afdas.com.