Un(e) Assistant(e) de Direction Générale

L’AFDAS recrute :
Un(e) Assistant(e) de Direction Générale - Poste basé à Paris 
Contrat à durée indéterminée - temps plein

✓ Votre rôle :

En collaboration directe avec le Directeur Général et sous sa responsabilité, vous serez également en appui des différents membres du Comité Exécutif.

Véritable personne de confiance, vous saurez organiser, gérer, coordonner et assurer le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder.

En outre, vous serez aussi l’interlocuteur dédié auprès des administrateurs de l’AFDAS.

✓ Vos missions

L’organisation administrative générale

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du directeur général ainsi que ses déplacements et occasionnellement celui des Directeurs généraux Adjoints.

• Réceptionner et gérer toutes les sollicitations (appels, mails, visites, etc.) de la direction générale et de la Présidence.

• Accueillir physiquement les rendez-vous.

• Participer aux réunions du Comité de direction et rédiger les comptes rendus.

• Préparer et organiser la logistique des différents événements de la Direction générale (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).

• Préparer et contrôler tous les dossiers nécessaires à la mission du Directeur général (documentation, rapports, supports de communication et de présentation).

• Produire et mettre en forme des documents (courriers, notes diverses, comptes rendus…).

• Vérifier et relire les courriers et documents transmis par les autres directions avant signature par la direction générale.

• Assurer la programmation et l’organisation des réunions/conférences téléphoniques/visioconférences ou en présentiel régulières pour le compte de la direction générale.

• Préparer les dossiers pour les réunions dans le respect des délais et effectuer les relances nécessaires auprès des directions métiers si besoin pour l’obtention des pièces manquantes.

• Assurer la gestion, la bonne mise à jour et la consolidation des contacts, notamment institutionnels de la Direction Générale.

• Fournir également un soutien occasionnel aux membres du comité exécutif en matière de secrétariat courant, d'organisation d'événements internes/externes, d'envoi d'invitations et de coordination des agendas.

• Être en veille sur l’actualité de nos secteurs et des entreprises relevant du champ d’application de l’AFDAS.

Préparation des instances de gouvernance de l’Afdas : Conseil d’Administration et Bureau

• Prendre en charge le support logistique et administratif du Directeur Général (préparation des réunions du Conseil d’Administration, gestion de l'agenda, fixer et organiser les réunions en présentiel et distanciel, réserver les salles, assurer le suivi des notes de frais…).

• Effectuer la saisie et la mise à jour de la base de données des administrateurs ainsi que l'envoi des convocations aux différentes instances de l’Afdas.

• Être le garant de la bonne préparation des ordres du jour en concertation avec la Direction générale, et du bon respect des délais de transmission des documents avant les réunions.

• Assister aux instances et rédiger les comptes rendus. Assurer ensuite la diffusion et l’archivage.

• Être l’interface entre la Direction générale et les Présidents des différents collèges de chacune des instances.

✓ Profil recherché

• Vous disposez d’une formation validée de niveau Bac + 2 / Bac +3 dans l’assistanat de direction/assistant manager ou une licence administration économique et sociale (AES) et vous justifiez d’une expérience confirmée acquise sur un poste similaire.

• Vous possédez une bonne culture générale ainsi qu’une parfaite maîtrise de l'ensemble des outils bureautiques Microsoft Office, et notamment la messagerie Outlook.

• Savoir rédiger, analyser et synthétiser les points importants d’un message/dossier et en comprendre les impacts.

• Savoir prioriser et piloter son activité pour respecter les délais et les engagements.

• Savoir susciter la coopération dans sa communication en transverse et l’action en synergie des différents intervenants.

• Très bon niveau rédactionnel.

Compétences transversales

• Avoir une très bonne aisance relationnelle.
• Savoir agir avec diplomatie.
• Prise de décision et action dans l'urgence.
• Qualités relationnelles et sens de l’écoute.
• Disponibilité et adaptabilité.
• Force de proposition et apporteur de solutions.
• Autonomie, rigueur et pédagogie.
• Sens de l’innovation et de la créativité.
• Respect de la confidentialité et grande discrétion.

Ce poste requiert une présence obligatoire sur site tous les jours.

✓ Avantages sociaux

• Tickets restaurant
• Intéressement
• Mutuelle
• 75% de prise en charge des abonnements de transports publics
• RTT en fonction de l’option temps de travail choisie
• Poste à pourvoir en présentiel

En tant qu’OPCO engagé en faveur de la diversité et de l’inclusion économique, l’Afdas accorde la même considération à toutes les candidatures, sans discrimination.

Vous vous reconnaissez dans cette offre ?

Adressez-nous votre candidature (CV et lettre de motivation) en précisant la référence MR/2024/07 en envoyant un mail à apply.11067-F5u9HA(@)apply-talentdetection.com