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Les différents types de contrôle sur site

Dans le cadre de sa mission de contrôle de la qualité de la formation et de contrôle de service fait, l’Afdas, en tant que financeur de la formation professionnelle, s’assure de la réalité des actions de formation financées et de leur conformité aux dispositions légales, réglementaires et conventionnelles, ainsi qu’à ses conditions générales. Il s’assure également de l’adéquation entre les éléments produits sur la plateforme Datadock et la pratique des organismes de formation.

Contrôle de service fait Afdas / Contrôle qualité Afdas  / Contrôle qualité GIE D2OF

Type de contrôle sur site Contrôle de service fait Afdas Contrôle qualité (audit) Afdas Contrôle qualité (audit) GIE D2OF
Objectif Vérifier la réalité et la conformité d’une ou plusieurs actions de formation financées par l’Afdas et ce, sur le lieu de réalisation de la formation Vérifier l’adéquation entre la déclaration faite sur Datadock, les conditions générales de l’Afdas et la pratique quotidienne de l’organisme Vérifier l’adéquation entre la déclaration faite sur Datadock et la pratique quotidienne de l’organisme
Référentiel Conditions générales de l’Afdas 21 indicateurs du Datadock, fondés sur les critères du décret qualité  et les conditions générales de l’Afdas 21 indicateurs du Datadock, fondés sur les critères du décret qualité
Durée De 20 minutes à 2 heures 1 journée 1 journée
Prise de rendez-vous La visite du contrôleur est inopinée. L’organisme audité est prévenu entre 15 jours et 1 mois à l’avance par courrier, mail et téléphone de la venue de l’auditeur, pour prise de rendez-vous. L’organisme audité est prévenu entre 15 jours et 1 mois à l’avance par courrier, mail et téléphone de la venue de l’auditeur, pour prise de rendez-vous.
Personne(s) rencontrée(s) par l’auditeur Toutes personnes pouvant amener à la/les formation(s) ciblée(s) par le contrôle de service fait. Représentant légal ou son représentant et plusieurs personnes en charge de la pédagogie, de la qualité, de la communication…afin de comprendre le processus mis en place par l’organisme. Représentant légal et plusieurs personnes en charge de la pédagogie, de la qualité, de la communication…afin de comprendre le processus mis en place par l’organisme.
Origine du contrôle Plan de contrôle de l’Afdas Plan de contrôle de l’Afdas Mandatement d’un prestataire par le GIE D2OF (Datadock), groupement d'intérêt économique qui rassemble les financeurs engagés dans Datadock.
Suivi Un avis de passage est signé par l’organisme de formation ainsi que le contrôleur pour suite à donner par l’Afdas. Un rapport provisoire est adressé à l’organisme pour complément de réponse, suivi d’un rapport définitif transmis par l’Afdas à l’organisme de formation. Un rapport provisoire est adressé à l’organisme pour complément de réponse, donnant lieu à un rapport définitif transmis par le GIE à l’organisme de formation.
Procédure

· Echantillonnage sur formations en cours et/ou passées.

· Contrôle sur place

· Avis de passage à signer par les deux parties (organisme et Afdas)

· En cas de non-conformité (impossibilité d’accéder au lieu de formation, formation inexistante…) :

· suite en pré-contentieux et/ou suite juridique avec risque de déréférencement du catalogue de l’Afdas (cf. conditions générales)

· Courrier et mail de notification de contrôle

· Prise de rendez-vous téléphonique

· Demande de dossiers financés par l’Afdas sous forme de tableau Echantillon choisi par l’auditeur

· Audit sur place

· Rapport provisoire incluant des constats et des préconisations

· Période contradictoire permettant à l’organisme d’apporter des modifications

· Rapport définitif transmis par l’Afdas à l’organisme.

· Courrier du GIE et mail de notification de contrôle

· Prise de rendez-vous téléphonique par l’auditeur (prestataire mandaté par le GIE)

· Demande de dossiers financés par différents financeurs sous forme de tableau
Echantillon choisi par l’auditeur

· Audit sur place

· Rapport provisoire incluant des constats et des préconisations

· Période contradictoire permettant à l’organisme d’apporter  des modifications

· Rapport définitif transmis par le GIE à l’organisme.

A noter : conformément aux conditions générales de l’Afdas, le contrôle de service fait peut aussi être réalisé sur pièces, c’est-à-dire en sollicitant, auprès des entreprises, des bénéficiaires et des prestataires de formation des informations ou pièces complémentaires (par téléphone, par mail, par courrier, par questionnaire notamment).