Les différents types de contrôle

  

En tant que financeur de la formation professionnelle, l’Afdas a une mission de contrôle de la qualité de la formation et de contrôle de service fait des actions qu’il finance (actions de formation, par apprentissage, bilans de compétences, validation des acquis de l’expérience). Précisions sur les objectifs et sur les modalités de ces contrôles réalisés en direct par l’Afdas ou via le GIE D2OF interOpco.  

Type de contrôle sur site

Contrôle de service fait Afdas

Contrôle qualité (audit) Afdas

Contrôle qualité (audit) GIE D2OF

Contrôle de service fait à distance 

Objectif

Vérifier la réalité et la conformité d’une ou plusieurs actions de formation financées par l’Afdas et ce, sur le lieu de réalisation de la formation

Vérifier l’adéquation entre la déclaration faite sur Datadock, les conditions générales de l’Afdas et la pratique quotidienne de l’organisme

Vérifier l’adéquation entre la déclaration faite sur Datadock et la pratique quotidienne de l’organisme

Vérifier la réalité et la conformité d’une ou plusieurs actions de formation financées par l’Afdas et ce, à distance.

Référentiel

Conditions générales de l’Afdas

21 indicateurs du Datadock, fondés sur les critères du décret qualité  et les conditions générales de l’Afdas

21 indicateurs du Datadock, fondés sur les critères du décret qualité

Conditions générales de l’Afdas

Durée

De 20 minutes à 2 heures

1 journée

1 journée

Entre 10 et 20 min (par appel téléphonique)

Prise de rendez-vous

La visite du contrôleur est inopinée.

L’organisme audité est prévenu entre 15 jours et 1 mois à l’avance par courrier, mail et téléphone de la venue de l’auditeur, pour prise de rendez-vous.

L’organisme audité est prévenu entre 15 jours et 1 mois à l’avance par courrier, mail et téléphone de la venue de l’auditeur, pour prise de rendez-vous.

Par mail ou appels téléphoniques inopinés

Personne(s) rencontrée(s) par l’auditeur

Toutes personnes pouvant amener à la/les formation(s) ciblée(s) par le contrôle de service fait.

Représentant légal ou son représentant et plusieurs personnes en charge de la pédagogie, de la qualité, de la communication…afin de comprendre le processus mis en place par l’organisme.

Représentant légal et plusieurs personnes en charge de la pédagogie, de la qualité, de la communication…afin de comprendre le processus mis en place par l’organisme.

Stagiaires, entreprises, prestataires

Origine du contrôle

Plan de contrôle de l’Afdas

Plan de contrôle de l’Afdas

Mandatement d’un prestataire par le GIE D2OF (Datadock), groupement d'intérêt économique qui rassemble les financeurs engagés dans Datadock.

Plan de contrôle de l’Afdas

Suivi

Un avis de passage est signé par l’organisme de formation ainsi que le contrôleur pour suite à donner par l’Afdas.

Un rapport provisoire est adressé à l’organisme pour complément de réponse, suivi d’un rapport définitif transmis par l’Afdas à l’organisme de formation.

Un rapport provisoire est adressé à l’organisme pour complément de réponse, donnant lieu à un rapport définitif transmis par le GIE à l’organisme de formation.

Echange de mails , courriers juridiques …

Procédure

· Echantillonnage sur formations en cours et/ou passées.

· Contrôle sur place

· Avis de passage à signer par les deux parties (organisme et Afdas)

· En cas de non-conformité (impossibilité d’accéder au lieu de formation, formation inexistante…) :

· suite en pré-contentieux et/ou suite juridique avec risque de déréférencement du catalogue de l’Afdas (cf. conditions générales)

· Courrier et mail de notification de contrôle

· Prise de rendez-vous téléphonique

· Demande de dossiers financés par l’Afdas sous forme de tableau Echantillon choisi par l’auditeur

· Audit sur place

· Rapport provisoire incluant des constats et des préconisations

· Période contradictoire permettant à l’organisme d’apporter des modifications

· Rapport définitif transmis par l’Afdas à l’organisme.

· Courrier du GIE et mail de notification de contrôle

· Prise de rendez-vous téléphonique par l’auditeur (prestataire mandaté par le GIE)

· Demande de dossiers financés par différents financeurs sous forme de tableau
Echantillon choisi par l’auditeur

· Audit sur place

· Rapport provisoire incluant des constats et des préconisations

· Période contradictoire permettant à l’organisme d’apporter  des modifications

· Rapport définitif transmis par le GIE à l’organisme.

· Echantillonnage sur formations en cours et/ou passées.
· Contrôle à distance
· Avis de passage à signer par les deux parties (organisme et Afdas)
· En cas de non-conformité (réalité de la formation non prouvée,…) :
· suite en pré-contentieux et/ou suite juridique avec risque de déréférencement du catalogue de l’Afdas (cf. conditions générales)

*lors d’un contrôle  à distance , la personne en charge du contrôle est amenée à solliciter des informations ou pièces complémentaires (par téléphone, par mail, par courrier, par questionnaire…) auprès des entreprises, des bénéficiaires et des prestataires de formation.

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Les équipes de l'Afdas à vos côtés 

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