Le cadre légal de la certification Qualiopi

Tout connaitre du cadre légal de la qualité applicable au 1er janvier 2022.

Certification qualité, organismes certificateurs, Référentiel National Qualité, 7 critères, 32 indicateurs, modalités d’audit... A retrouver dans nos ressources et outils dédiés !

 

 Les Essentiels de la certification Qualiopi

et le Mode d’emploi de la certification Qualiopi en 10 étapes.

 

     

    Qualiopi : La certification qualité des prestataires de formation

    • La certification Qualiopi est délivrée pour une durée de trois ans par les organismes et instances accrédités par le Cofrac ou par une instance de labellisation reconnue par France compétences.
    • Nota bene :  la durée de la validité de la certification Qualiopi est de 4 ans pour les prestataires certifiés avant le 1er janvier 2021.
    • Tout prestataire de formation financé sur des fonds publics ou mutualisés devra être certifié Qualiopi à compter du 1er janvier 2022 sur la base de 7 critères définis par le décret n° 2019-564
    • Les indicateurs d’appréciation de ces critères sont fixés dans un référentiel national qualité (RNQ) de 32 indicateurs déterminé par le décret n° 2019-565
    • Un arrêté fixe les modalités d’audit associées au référentiel national qualité (RNQ) : durée, organismes multi-sites, suspension ou de retrait de la certification…
    • Un second définit les exigences pour l’accréditation des organismes certificateurs
    • Le décret du 22 juillet 2020 reporte plusieurs échéances suite à l’épidémie de covid-19
    • L’ordonnance n° 2020-387 du 1er avril 2020 ayant reporté du 1er janvier 2021 au 1er janvier 2022 l’obligation pour les organismes de formation de détenir la certification Qualiopi s’ils souhaitent bénéficier des fonds publics, le décret en tire les conséquences pour les organismes qui obtiennent cette certification avant le 1er janvier 2021.
    • La validité d’une telle certification a une durée de 4 ans (au lieu de 3 comme prévu par l’article R6316-2 du Code du travail) et l’audit de renouvellement devra s’effectuer au cours de la 4ème année de validité (au lieu de la troisième comme prévu par le décret n° 2019-565 du 6 juin 2019).
    • La liste de ces organismes certificateurs accrédités ou en cours d’accréditation est publiée sur le site Internet du ministère du Travail
    • L’organisme de formation choisira librement son organisme certificateur. Il relèvera de sa responsabilité de vérifier que le certificateur est accrédité pour délivrer la certification

    Les organismes de formation certifiés sur la base du référentiel national qualité avant le 1er janvier 2022 seront considérés par les financeurs comme respectant les obligations qualité du décret du 30 juin 2015.
    Il n’y a donc pas de changement dans la procédure qualité entre le 1er janvier 2019 et le 31 décembre 2021 et les organismes dispensateurs d’actions concourant au développement des compétences doivent répondre aux exigences qualité selon la procédure relative au décret qualité décrite ci-dessus.
    Cependant il est recommandé à ces organismes de ne pas attendre pour commencer leur démarche de certification en vue d’être prêts pour le 1er janvier 2022.
    Les organismes certifiés sur la base du référentiel national avant le 1er janvier 2022 seront considérés par les financeurs comme respectant les obligations qualité du décret du 30 juin 2015.

    La liste des organismes certificateurs

    La liste des organismes certificateurs accrédités ou en cours d’accréditation est publiée sur le site Internet du ministère du Travail.

    La liste des instances de labellisation

    La certification Qualiopi peut aussi être délivrée par une instance de labellisation reconnue par France compétences pour une période de 3 ans. 

    La liste des certificateurs accrédités par le COFRAC ou labellisés par France compétences pour délivrer la certification qualité Qualiopi est intégrée dans le Datadock.
    Un organisme qui obtient Qualiopi avant 2022 peut donc se déclarer dans Datadock en indiquant le nom du certificateur.
    Il pourra ainsi être Datadocké et sera ainsi éligible aux financements publics et mutualisés.

    Quelques définitions

    La certification est une attestation délivrée par un tiers relative à des produits, des processus, des systèmes ou des personnes.

    Elle est délivrée par des organismes de contrôle appelés communément organismes de certification. Ces organismes vérifient la conformité selon des caractéristiques décrites dans un référentiel.

    L’accréditation est une attestation délivrée par un tiers à un organisme d’évaluation de la conformité. Les organismes d’accréditation ont pour mission de contrôler les organismes certificateurs qui délivrent la certification.   

    Ne pas confondre "certification professionnelle" et "certification"

    Consultez notre rubrique dédiée pour en savoir plus sur la certification professionnelle.

    Le référentiel national qualité (RNQ)

    Le référentiel national de la certification Qualiopi, des prestataires de formation, instaurée par la loi « Avenir professionnel » du 05/09/2018 se base sur 7 critères définis par le décret n° 2019-564 :

    1. Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus
    2. L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics  bénéficiaires, lors de la conception des prestations
    3. L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre
    4. L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre
    5. La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations
    6. L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel (nouveau critère)
    7. Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations

    Le référentiel national qualité concerne 4 catégories d’actions :

    1. Les actions de formation
    2. Le bilan de compétences
    3. La VAE
    4. L’apprentissage

    Le référentiel national qualité est décliné en 32 indicateurs

    • 22 indicateurs communs aux 4 types d’actions
    • 10 indicateurs spécifiques selon la nature des actions

    Les prestataires de Bilan de compétences => 22 indicateurs (uniquement les indicateurs communs)

    Les prestataires VAE => 24 indicateurs

    Les prestataires délivrant des actions de formation professionnelle => 28 indicateurs

    Les prestataires délivrant des actions de formations d’apprentissage => 32 indicateurs

    qualité

    Le cycle de certification

    Le référentiel national qualité

    Les prestataires détenant une certification/label actif figurant sur la liste du CNEFOP bénéficieront d’aménagements d’audit pour obtenir la certification qualité (principe d’allégement).

    L’audit ne concernera que certains indicateurs précisés sur le site du ministère chargé de la formation professionnelle.

    L’audit de certification Qualiopi

    Un audit de certification est un processus systématique, indépendant et documenté fondé sur des preuves permettant d'évaluer de manière objective la conformité à des critères d'audit.

    Dans le cas de la certification qualité Qualiopi, l'audit se fonde sur le référentiel national qualité (RNQ).

    Les auditeurs ont besoin de preuves de ce qui est réellement mis en œuvre.

    L’audit de certification Qualiopi concerne les organismes disposant d’un numéro de déclaration d’activité ou en cours d’enregistrement et souhaitant bénéficier des fonds des financeurs paritaires ou publics.

    Dans le cas d’un organisme disposant de plusieurs sites, l’intégralité des sites est obligatoirement couverte par la certification délivrée.

    L’organisme informe en amont le certificateur des catégories d’actions pour lesquelles il souhaite être certifié.

    La durée de l’audit se calcule en fonction :

    • du CA relatif à l’activité de prestataire d’action concourant au développement des compétences de l’organisme,
    • du nombre de catégories d’actions pour lesquelles il souhaite être certifié, selon un barème précisé par un arrêté du ministre chargé de la formation professionnelle.

    La durée de l’audit initial

    La durée de l'audit initial varie en fonction du chiffre d’affaires du prestataire et du nombre de catégories d’actions à certifier, soit entre 1 et 4 jours + 0,5 jour par site échantillonné.

    Exemples de durée selon les cas : 
    • Organisme réalisant un CA de moins de 150K€ et demandant une certification qualité pour 1 type action (formation)

    Durée de base : 1 jour

    Action formation : + 0  jour    Durée d’audit =>1 jour au total

    • Organisme réalisant un CA de plus de 750K€ et demandant une certification qualité pour 2 types d’actions (formation, apprentissage) sur 4 sites (hors siège)

    Durée de base : 1,5 jours

    Actions de formation : + 0,5 jour  

    Action apprentissage : + 1 jour

    Sites échantillonnés (base 4 sites) : + 1  jour  Durée d’audit => 4 jours au total

    • Organisme réalisant un CA de 150 à moins de 750K€ et demandant une certification qualité pour 2 types d’actions (formation, VAE) sur 3 sites (hors siège)

    Durée d’audit

    Durée de base : 1 jour

    Action formation : +0,5 jour 3 jours au total

    VAE : +0,5 jour

    Sites échantillonnés (base 3 sites) : + 1 jour   Durée d’audit => 3 jours au total

    L'audit de surveillance

    L’audit de surveillance s’effectue entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d’obtention de votre certification.

    Cet audit permet de vérifier le bon respect et la bonne application du référentiel national qualité par votre organisme.

    L’audit de surveillance peut se dérouler à distance ou en présentiel. Il sera réalisé sur site dans le cas d'un audit initial à distance. Sa durée est plus courte que celle de l’audit initial (en moyenne réduit de moitié).

    Si l’audit initial a révélé une ou des non-conformités mineures, vous avez fourni un plan d’action à mettre en place dans les 6 mois.

    L’audit de surveillance est l’occasion pour l’auditeur de vérifier la mise en place de ces actions correctives et d’évaluer l’efficacité de votre plan d’action et aussi la mise en œuvre des actions correctives. 

    Dans le cadre d’un écart mineur à l’audit initial, si celui-ci n’a pas été levé à l’audit de surveillance, il sera automatiquement requalifié en majeur.

    Pour préparer votre audit de surveillance, pensez à reprendre les éléments de votre audit de certification.

    Bon à savoir : Pour les organismes dits « nouveaux entrants », l’audit de surveillance :

    • inclura les indicateurs 22 et 32 non audités lors de l’audit initial
    • et pour les indicateurs 2, 3, 11, 13, 19, 24, 25, évaluera la mise en œuvre effective des éléments formalisés à l’initial.

    Cas des organismes multisites

    Un organisme multisites est couvert par un seul système qualité comprenant une fonction centrale qui régit plusieurs sites.

    • La fonction centrale doit avoir l’autorité organisationnelle pour définir, mettre en place et faire fonctionner le système qualité unique.
    • La fonction centrale doit veiller à ce que les données de chaque site soient collectées et analysées, et doit être capable de démontrer son autorité et sa capacité à amorcer au besoin des changements organisationnels.

    Caractérisation d’un site :

    Présence permanente de personnel de l’organisme.

    Tout site a un lien juridique ou contractuel avec la fonction centrale de l’organisme.

    Un site fait l’objet d’une surveillance régulière définie par la fonction centrale, responsable des mesures correctives nécessaires sur les sites.

    Définition des non-conformités

    • Une non-conformité est un écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du référentiel.
    • Les non-conformités sont, par ordre croissant de gravité : mineure et majeure.
    • Une non-conformité mineure signifie une prise en compte partielle de l’indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée.
    • Une non-conformité majeure indique la non prise en compte de l’indicateur ou une prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée.

    Que se passe-t-il en cas de non-conformité ?

    La certification peut être suspendue ou retirée dans les 3 mois en cas de non-conformité majeure non levée. La sanction est identique en cas de non-conformités mineures déjà détectées pour lesquelles l’organisme n’a pas proposé ou mis en oeuvre des actions correctives efficaces.

    Etre accompagné à la certification Qualiopi

    La loi « Avenir professionnel » du 05/09/2019, oblige les prestataires de formation à être certifié Qualiopi au 1er janvier 2022 pour bénéficier des financements publics ou mutualisés.
    Cette exigence de qualité pose 7 critères à respecter :

    • Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus
    • L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations
    • L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre
    • L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre
    • La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations
    • L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel (nouveau critère)
    • Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations

    Pour accompagner les prestataires de formation souhaitant se préparer à l’obtention de la certification Qualiopi, l’Afdas souhaite apporter une solution d’accompagnement aux structures de formation dans la mise en œuvre de leur démarche qualité, pour ainsi répondre plus aisément aux indicateurs du référentiel national qualité (RNQ). 

    L’Afdas met ainsi à disposition des ressources disponibles en ligne. 

    Retrouvez :

    Vous êtes organisme de formation et vous avez besoin d’être accompagné dans votre démarche Qualité ? 

    Prenez contact avec les prestataires ayant répondu à l’enquête de l’Afdas. 

    Présélectionnez deux ou trois prestataires selon vos critères.

    Avant d’arrêter votre choix sur un prestataire, nous vous conseillons d’en sélectionner deux ou trois pour comparer leur offre de prestation et retenir celui dont l’offre est la plus adéquate à votre demande. 

    Prenez contact avec chacun d’entre eux pour programmer un 1er échange.  

    Cette liste de prestataires sera mise à jour régulièrement.

    Précision sur le recensement des prestataires à l’accompagnement Qualiopi réalisé par l’Afdas
    Les informations déclarées par le prestataire relatives aux actions d’accompagnement à la certification Qualiopi ont fait l’objet par les équipes de l’Afdas d’un contrôle administratif et de conformité de 1er niveau.
    L’inscription d’un prestataire dans la liste relève d’un recensement à titre indicatif et non d’un référencement sélectif et qualitatif par l’Afdas.
    Le prestataire inscrit dans la liste ne peut faire valoir ni communiquer sur un référencement par l’Afdas de sa prestation à l’accompagnement à la certification Qualiopi.

    Cet accompagnement ne peut donner lieu à une prise en charge par l’Afdas. Le coût de celui-ci sera à votre charge et les modalités de mise en œuvre seront à définir entre vous et le prestataire choisi.
    Les informations de cette liste ont été communiquées par les prestataires et ont fait l'objet d'un contrôle de conformité de la part des services de l’Afdas. 


    Vous êtes organisme de formation et avez des remarques et/ou questions, contactez-nous : référencement_qualite@afdas.com

    Les ressources

    Les textes de loi

    Replay intégral de la matinée de Défi Métiers

    Vidéo Qualité de la formation (Via Compétences, CARIF-OREF Auvergne-Rhône-Alpes)

    Guide à l’usage des organismes de formation professionnelle franciliens (Direccte Ile-de-France)

    Bonnes pratiques

    Si vous avez entamé une démarche pour obtenir la certification Qualiopi. Téléchargez le contrat signé avec un organisme certificateur pour figurer dans la liste publique des organismes de formation et rester inscrit dans le catalogue de référence de l'Afdas.